Source : cfdt-schneider-electric
Le flex office mal géré peut rapidement devenir un cauchemar pour les salariés, compromettant leur bien-être et leur productivité. La CFDT propose son analyse suite aux remontées du terrain pour que Schneider Electric ne devienne une boîte à casiers…
La disparition du bureau individuel
Le flex office consiste à avoir moins de bureaux que de personnes et à partager l’espace de travail. Comme les salariés ne sont pas tous présents au bureau en même temps, un bureau peut servir à plusieurs personnes. Chaque salarié ne dispose plus que d’un casier personnel, n’ayant plus de bureau ni d’espace qui lui soit attitré. Ainsi, chaque employé s’installe où il le souhaite à son arrivée, en fonction des places disponibles, et le soir il range complètement son bureau car on ne sait pas qui va l’occuper le lendemain.
Cette solution semble offrir un gain direct pour l’entreprise, en diminuant le besoin de matériel et d’espace par salarié.
Chez Schneider, le flex office répond aussi aux problèmes de saturation des sites, ou facilite les restructurations et les mutations du personnel.
Bien que souvent déployé pour réduire les coûts et optimiser l’espace, ce système nécessite aussi une organisation rigoureuse pour assurer un environnement de travail fonctionnel et agréable pour tous les salariés.
Flex office : contrainte ou opportunité ?
vers plus de collaboratif
Avec le flex office, les espaces de travail et les bureaux sont rangés tous les soirs, sans document qui traine ou de désordre entre les bureaux.
Sur certains sites, le flex office a permis des avancées en termes d’ergonomie : les écrans sur bras articulés et les tables réglables en hauteur sont appréciés.
Dans certaines équipes, une amélioration de l’ambiance collective a même été constatée.
Cette nouvelle façon de travailler exige une adaptation personnelle, incitant chacun, par exemple, à se montrer plus attentif aux autres.
Et ce système met fin à la ségrégation entre ceux qui disposaient d’un bureau individuel et les autres.
quand le bureau n’est plus un lieu de vie
Mais attention, si certaines conditions ne sont pas respectées, le flex office peut virer au cauchemar.
En premier lieu, il est indispensable que chaque salarié ait l’assurance de trouver une place dans l’espace de travail. Dans le cas contraire, le ressenti est désastreux : sentiment d’être rejeté par le groupe, avec plus de stress pour arriver tôt avant les autres, et une concurrence et de la méchanceté entre les collègues. Ce sont souvent les mêmes qui arrivent plus tard et ne trouvent pas de place, comme les parents qui accompagnent leurs enfants à l’école.
Ensuite, tout le monde n’a pas les mêmes besoins au travail. Certaines personnes ou équipes, comme les équipes projet, ont besoin d’interagir continuellement, tandis que d’autres ont besoin de calme pour se concentrer. Le mélange de ces deux catégories dans un même espace de travail peut créer des tensions. Idéalement, les employés devraient se répartir en fonction de leurs attentes et besoins, mais cela n’est pas toujours possible. Par exemple, lorsque les salariés commencent à s’installer sans prendre en compte le rôle qu’ils occupent et des interactions qu’ils doivent avoir, mais en fonction des places qu’ils trouvent.
Par ailleurs, être tous dans le même espace de travail comporte des effets potentiellement dangereux, tels que l’excès de bruit, le stress, et les problèmes de confidentialité. De plus, le flex office peut entraîner une perte de temps : brancher son ordinateur, ranger ses affaires dans le casier, nettoyer l’espace de travail, et régler son siège à chaque nouvelle installation.
Enfin, apprendre à vivre ensemble dans un flex office signifie aussi faire face à une désappropriation de l’espace. Les employés n’ont plus d’objets personnels sur leur bureau, perdent leur « coin à soi », ce qui peut paradoxalement conduire à un isolement accru même si il y a beaucoup de monde autour de soi. On observe un recul du collectif et une perte de cohésion d’équipe. La dépersonnalisation fait que les salariés se sentent moins considérés et moins ancrés dans l’entreprise, entraînant un sentiment d’appartenance plus faible, et parfois même une agressivité entre collègues.
Alors, comment Bien vivre le flex office ?
Pour que le flex office soit une expérience positive et productive pour tous les collaborateurs, il est essentiel de mettre en place certaines pratiques et aménagements spécifiques.
Tout d’abord, les espaces partagés ne devraient pas être trop vastes, idéalement limités à 15-20 places maximum. Un ratio maximum de 5 occupants pour 4 places réelles est recommandé pour éviter les situations où il n’y a plus de place disponible, et permettre à ceux qui doivent travailler en proximité, de le faire.
Il est souhaitable de créer des zones dédiées aux discussions, et d’autres dédiées au silence, pour pouvoir répondre au besoin de chacun. De plus, il est important d’intégrer des petits box ou des salles de réunion attenantes, gérées par les occupants eux-mêmes, avec au moins 3 salles pour 20 places, toutes bien insonorisées. Idéalement, il devrait toujours y avoir une salle disponible pour des réunions improvisées.
Dans l’espace de travail partagé, il est judicieux de prévoir des zones dédiées aux activités spécifiques de chaque équipe, avec des espaces de stockage pour le matériel et les prototypes, ainsi qu’une zone conviviale pour les pauses café ou les moments de détente. Il est crucial de ne pas saturer l’espace avec trop de bureaux afin de maintenir une atmosphère aérée et accueillante.
La gestion du confort thermique doit être transparente et efficace, avec des outils adaptés pour répondre aux besoins de tous les occupants.
Des études poussées ont été menées par l’INRS sur ces nouveaux modes de travail : et si nous suivions leurs recommandations ?
Le flex office induit des risques pour la santé des salariés. La Cfdt demande à la direction de prendre en compte ses recommandations, issues du retour d’expérience, ainsi que celles de l’INRS, pour éviter ces risques et remplir ses obligations d’employeur.
« Malgré les textes, les employeurs publics restent très réticents à accorder du télétravail », confie Carole Chapelle, secrétaire générale adjointe de la CFDT Fonctions publiques. Sans compter que seuls trois agents sur dix indiquent occuper un emploi compatible avec le télétravail (et parmi eux 54 % y ont recours). (Voir l’étude «